Wie testet man ein neues CPM-System vor dem endgültigen Umstieg von SAP BPC?

Ein neues CPM-System vor dem endgültigen Umstieg von SAP BPC zu testen bedeutet: strukturiertes Testen in einer Parallelphase, bei der beide Systeme gleichzeitig betrieben werden, Ergebnisse verglichen und definierte Abnahmekriterien geprüft werden. Der Testprozess umfasst dabei Datenvalidierung, Prozesssimulation und den Einbezug aller relevanten Fachbereiche. Die folgenden Fragen beleuchten die wichtigsten Aspekte einer sicheren CPM-Migration im Detail.

Welche Testszenarien sind vor einer CPM-Migration unverzichtbar?

Vor einer CPM-Migration sind mindestens vier Testszenarien unverzichtbar: die Datenintegration aus Quellsystemen, die Abschlusslogik für Monats- und Jahresabschlüsse, die Planungs- und Forecastprozesse sowie das Reporting. Nur wenn alle vier Bereiche im neuen System korrekte und reproduzierbare Ergebnisse liefern, ist die Basis für einen sicheren Umstieg gegeben.

Konkret bedeutet das für Unternehmen, die SAP BPC ablösen wollen: Zunächst muss geprüft werden, ob alle relevanten Datenquellen, also ERP-Systeme, HR-Daten und externe Quellen, sauber in das neue CPM-System geladen werden. Fehler in der Datenintegration wirken sich auf alle nachgelagerten Prozesse aus und sind deshalb als Erstes zu testen.

Im zweiten Schritt sollten die Konsolidierungslogiken und Eliminierungen nachgebaut und gegen historische Abschlüsse geprüft werden. Gerade bei der Konzernrechnungslegung nach IFRS oder HGB sind diese Berechnungen komplex und fehleranfällig. Weichen die Ergebnisse im neuen System von den SAP-BPC-Werten ab, muss die Ursache vor dem Go-live eindeutig geklärt sein.

Planungs- und Forecastszenarien bilden das dritte Testfeld. Hier geht es darum, ob die Eingabemasken, Workflow-Steuerungen und Berechnungsregeln so funktionieren, wie es die Fachbereiche gewohnt sind. Schließlich sollten alle Standard-Reports und Dashboards auf Vollständigkeit und Korrektheit geprüft werden, bevor das neue System produktiv geht.

Wie lange sollte die Parallelphase zwischen SAP BPC und dem neuen System dauern?

Die Parallelphase zwischen SAP BPC und einem neuen CPM-System sollte mindestens einen vollständigen Abschlusszyklus umfassen, also in der Regel einen Monatsabschluss und, wenn möglich, einen Quartalsabschluss. Für Unternehmen mit komplexer Konzernstruktur empfiehlt sich eine Parallelphase von zwei bis drei Monaten, um saisonale Besonderheiten und unterschiedliche Buchungskonstellationen abzudecken.

Eine zu kurze Parallelphase birgt erhebliche Risiken: Fehler in der Konsolidierungslogik oder in der Datenintegration zeigen sich oft erst dann, wenn bestimmte Buchungskonstellationen auftreten, die im normalen Monatsbetrieb selten vorkommen. Wer die Parallelphase auf wenige Wochen beschränkt, riskiert, dass solche Ausreißer erst nach dem produktiven Umstieg sichtbar werden.

Gleichzeitig sollte die Parallelphase nicht unnötig lang ausgedehnt werden. Der doppelte Betrieb beider Systeme bindet Ressourcen in der Finanzabteilung und erhöht den manuellen Aufwand für die Teams. Ein klarer Zeitplan mit definierten Meilensteinen, etwa Abnahme nach dem ersten Monatsabschluss und finaler Go-live-Entscheidung nach dem Quartalsabschluss, hilft dabei, die Parallelphase effizient zu gestalten.

Welche Daten sollten für den Systemvergleich herangezogen werden?

Für den Systemvergleich zwischen SAP BPC und dem neuen CPM-System sollten historische Abschlussdaten aus mindestens zwei bis drei abgeschlossenen Geschäftsjahren herangezogen werden, ergänzt durch aktuelle Plandaten und einen vollständigen Datensatz des letzten Monatsabschlusses. Diese Kombination stellt sicher, dass sowohl Stammdatenstrukturen als auch Bewegungsdaten korrekt übertragen wurden.

Besonders wichtig ist der Vergleich auf Ebene der Einzelgesellschaften sowie auf Konzernebene nach Konsolidierung. Abweichungen können auf unterschiedlichen Ebenen entstehen: bei der Übernahme der Stammdaten, bei der Anwendung von Eliminierungsregeln oder bei der Berechnung von Kennzahlen. Jede Abweichung muss dokumentiert und auf ihre Ursache zurückgeführt werden.

Neben den Finanzdaten sollten auch Planungsdaten, also Budgets und Forecasts aus dem laufenden Jahr, im neuen System nachgebaut und verglichen werden. So lässt sich prüfen, ob die Eingabestrukturen und Berechnungslogiken des neuen Systems die gewünschten Ergebnisse liefern. Wer CPM-Implementierungen aus der Praxis kennt, weiß: Gerade bei Intercompany-Abstimmungen treten Differenzen auf, die im Tagesgeschäft leicht übersehen werden.

Wer sollte am Testprozess beteiligt sein?

Am Testprozess für ein neues CPM-System sollten zwingend die Fachbereiche Konzernrechnungswesen, Controlling und Planung beteiligt sein, ergänzt durch die IT und, sofern vorhanden, die internen Systemverantwortlichen für SAP BPC. Entscheidend ist, dass der Test nicht allein durch die IT erfolgt, sondern durch die Personen, die das System im Tagesgeschäft nutzen.

Die Fachbereiche kennen die inhaltlichen Anforderungen und können beurteilen, ob Berechnungen, Berichte und Workflows korrekt abgebildet sind. Die IT stellt sicher, dass Schnittstellen stabil laufen und die Systemumgebung den Anforderungen entspricht. Beide Perspektiven sind notwendig, um einen vollständigen Testabdeckungsgrad zu erreichen.

Darüber hinaus empfiehlt es sich, Key-User aus den einzelnen Gesellschaften oder Regionen frühzeitig einzubinden. Sie kennen lokale Besonderheiten in der Buchungslogik oder im Reporting, die zentrale Teams möglicherweise nicht im Blick haben. Ein strukturierter User-Acceptance-Test (UAT) mit klar definierten Testfällen und einer Rückmeldeschleife sorgt dafür, dass Rückmeldungen aus den Fachbereichen systematisch erfasst und bearbeitet werden.

Was sind häufige Fehlerquellen beim Testen eines neuen CPM-Systems?

Die häufigsten Fehlerquellen beim Testen eines neuen CPM-Systems sind unvollständige Stammdaten, fehlende Testfälle für Sonderkonstellationen, mangelnde Einbindung der Fachbereiche und ein zu enger Testzeitraum. Diese vier Punkte sind in der Praxis für den Großteil der Probleme verantwortlich, die nach einem Go-live auftreten.

Unvollständige oder inkonsistente Stammdaten sind besonders tückisch, weil sie sich durch alle Prozesse ziehen. Wenn Kontenstrukturen, Kostenstellenhierarchien oder Intercompany-Beziehungen nicht vollständig migriert wurden, führt das zu falschen Konsolidierungsergebnissen, die erst im produktiven Betrieb auffallen.

Ein weiterer klassischer Fehler ist das Testen ausschließlich mit Standardfällen. Sonderkonstellationen wie Währungsumrechnungen bei volatilen Wechselkursen, unterjährige Unternehmenskäufe oder Erstkonsolidierungen werden im Test häufig ausgelassen, weil sie selten vorkommen. Genau diese Fälle führen aber nach dem Umstieg zu den aufwendigsten Nacharbeiten.

Schließlich unterschätzen viele Projekte den Aufwand für die Dokumentation von Testergebnissen. Ohne eine strukturierte Testdokumentation ist es nach dem Go-live schwer nachzuvollziehen, welche Szenarien tatsächlich getestet wurden und welche Abweichungen als akzeptiert freigegeben worden sind. Eine lückenlose Dokumentation schützt das Projektteam und schafft Transparenz für alle Beteiligten.

Wann ist ein neues CPM-System bereit für den produktiven Einsatz?

Ein neues CPM-System ist bereit für den produktiven Einsatz, wenn alle definierten Abnahmekriterien erfüllt sind: Die Datenintegration läuft fehlerfrei, Abschlüsse und Konsolidierungen liefern nachvollziehbare und mit SAP BPC übereinstimmende Ergebnisse, alle kritischen Testfälle sind ohne offene Fehler abgeschlossen und die Key-User haben den User-Acceptance-Test formal freigegeben.

Die Entscheidung für den Go-live sollte nicht unter Zeitdruck getroffen werden. Ein sinnvoller Ansatz ist die Definition eines Ampelsystems: Kritische Fehler (Rot) blockieren den Go-live vollständig. Mittlere Fehler (Gelb) können mit einem dokumentierten Workaround akzeptiert werden, wenn eine Lösung im ersten Sprint nach Go-live garantiert ist. Kleinere kosmetische Fehler (Grün) stehen einem produktiven Start nicht im Weg.

Darüber hinaus sollte vor dem Go-live ein Rollback-Plan existieren. Wenn nach dem Umstieg schwerwiegende Fehler auftreten, muss klar sein, wie schnell und unter welchen Bedingungen auf SAP BPC zurückgekehrt werden kann. Dieser Plan muss nicht angewendet werden, aber seine Existenz gibt dem Management und den Fachbereichen die notwendige Sicherheit für die Go-live-Entscheidung. Wer den Kontakt zu erfahrenen CPM-Beratern sucht, kann diesen Prozess erheblich beschleunigen.

Wie Gramke Consulting den Umstieg von SAP BPC begleitet

Gramke Consulting unterstützt Unternehmen bei der strukturierten Ablösung von SAP BPC und der Einführung von CCH Tagetik als leistungsstarkem SAP-BPC-Nachfolger. Als zertifizierter CCH-Tagetik-Partner verfügt das Team über tiefgreifende Erfahrung in der Konzernrechnungslegung, im Konzerncontrolling und in der Planung, die direkt in den Testprozess einfließt. Das Leistungsangebot umfasst dabei alle Phasen einer sicheren CPM-Migration:

Bedarfsanalyse und Testplanung: Definition von Testszenarien, Abnahmekriterien und Zeitplan auf Basis der spezifischen Anforderungen des Unternehmens
Datenvalidierung und Systemvergleich: Strukturierter Abgleich historischer Abschlüsse und Plandaten zwischen SAP BPC und CCH Tagetik
Begleitung der Parallelphase: Fachliche und technische Unterstützung während des Parallelbetriebs, einschließlich Fehleranalyse und Dokumentation
Key-User-Schulungen: Gezielte Trainings für Fachbereiche, damit Teams das neue System sicher und effizient nutzen können
Go-live-Support und Weiterentwicklung: Langfristige Partnerschaft nach dem produktiven Start, inklusive kontinuierlicher Optimierung des Berichtswesens und der Forecastprozesse

Referenzkunden wie die Talanx AG belegen, dass Gramke Consulting auch bei komplexen Konzernstrukturen verlässliche und messbare Ergebnisse liefert. Wenn Sie Ihren Umstieg von SAP BPC auf ein modernes CPM-System strukturiert und sicher gestalten möchten, Domluvte si hned nezávaznou konzultaci mit dem Team von Gramke Consulting.