Jaké jsou typické chyby při zavádění CPM softwaru?

Zavedení CPM softwaru v praxi často ztroskotává na stejných zanechatelných chybách: nejasných požadavcích, špatné kvalitě dat, chybějícím školení uživatelů a podceněném řízení projektu. Tyto slabiny nevznikají kvůli samotnému softwaru, ale kvůli způsobu, jakým jsou implementační projekty plánovány a realizovány. Následující článek odpovídá na nejdůležitější otázky týkající se typických rizik v Zavedení CPM softwaru a ukazuje, jak se jim mohou firmy vyhnout hned od začátku.

Proč selhává tolik projektů implementace CPM?

Projekty implementace CPM většinou neselhávají na technologii, ale na organizačních a metodických nedostatcích: chybějící projektové struktuře, nejasných odpovědnostech, nedostatečném zapojení odborných útvarů a nerealistickém harmonogramu. Kdo tyto faktory podcení, riskuje překročení rozpočtu, zpoždění a nakonec systém, který nesplňuje skutečné požadavky.

U Zavedení Corporate Performance ManagementPři řešení se často střetávají dva světy: na jedné straně technická logika implementace a na druhé straně odborné požadavky z oblasti financí a controllingu. Pokud nejsou tyto dvě perspektivy koordinovány hned od začátku, vznikají mezery, které se v průběhu projektu mohou vyvinout v závažné problémy.

Navíc se CPM projekty často spouštějí s příliš omezenými zdroji. Interní zaměstnanci jsou do nich zapojeni vedle své každodenní agendy, rozhodovatelé nejsou dostatečně k dispozici a externí podpora je přizvána příliš pozdě. Výsledek: Projekt ztrácí spád, dílčí výsledky nejsou dostatečně testovány a uvedení do provozu probíhá pod časovým tlakem.

Jaké chyby vznikají při analýze požadavků?

Nejčastější chybou při analýze požadavků je, že požadavky jsou formulovány příliš povrchně nebo příliš obecně. Výroky jako „potřebujeme lepší reporting“ nejsou dostatečným základem pro Implementace podnikového softwaru CPM. Bez konkrétních, prioritně seřazených a zdokumentovaných požadavků nelze cíleně provést ani výběr softwaru, ani jeho pozdější konfiguraci.

Mezi typické chyby v této fázi patří:

Odborné útvary nejsou do procesu zapojeny vůbec nebo jsou zapojeny příliš pozdě
Požadavky jsou formulovány výhradně z pohledu IT, bez odborné hloubky
Stávající procesy se neanalyzují, ale jednoduše se přenášejí do nového softwaru.
Rozpory mezi požadavky různých zainteresovaných stran zůstávají nevyřešeny
Nebude vypracován žádný technický normativní list ani zadávací dokumentace, které by sloužily jako závazný podklad

Obzvláště kritický je nedostatek stanovení priorit: pokud se ke všem požadavkům přistupuje jako k stejně důležitým, projekt ztratí své zaměření. Strukturovaná analýza potřeb, která odděluje nezbytné požadavky od těch, které jsou pouze vítané, je základem pro realistické plánování projektu a úspěšnou Výběr softwaru CPM.

Jaký vliv má špatná správa základních dat na projekty CPM?

Špatná správa kmenových dat patří k nejčastějším a nejzávažnějším chybám v projektech CPM. Pokud jsou struktury účtů, nákladová místa, hierarchie společností nebo měnové jednotky ve zdrojových systémech nekonzistentní nebo chybné, přenese se tento problém přímo do nové platformy CPM. Výsledkem jsou chybné zprávy, časově náročné ruční opravy a ztráta důvěry v systémová data.

V praxi se problém se základními daty často projeví až v okamžiku, kdy se do nového systému načtou první data. V této fázi je jejich oprava náročná a časově náročná. Společnosti, které před zahájením projektu své základní údaje vyčistí a sjednotí, ušetří v pozdější fázi implementace značné množství času.

Konkrétní rizika chybějícího nebo nedostatečného správy kmenových dat zahrnují:

Nekonzistentní postupy konsolidace v důsledku odlišných názvů účtů v jednotlivých dceřiných společnostech
Chybné eliminace mezipodnikových transakcí v důsledku nesouladu mezi účetními okruhy
Neúplné plánovací hierarchie, které brzdí následné rozpočtové procesy
Duplicitní nebo zastaralé kmenové údaje, které zkreslují výstupy

Strukturovaný koncept kmenových dat, který se vypracovává ještě před technickou implementací, proto není volitelnou doplňkovou službou, ale základním předpokladem pro funkční systém CPM.

Kdy je vhodné přizvat externího poradce pro CPM?

Externí CPM konzultant by měl být ideálně zapojen před začátkem projektu, nejpozději však ve fázi analýzy požadavků. Čím dříve je externí odbornost do projektu začleněna, tím větší je přínos: Zkušení konzultanti odhalí typické Rizika projektu CPM včas, přinášejí osvědčené metody a pomáhají tak předcházet chybovým rozhodnutím ve fázi koncepce.

Mnoho firem vyhledá externí podporu až ve chvíli, kdy se projekt již ocitl v potížích. V této fázi je sice ještě možné situaci napravit, ale je to podstatně náročnější a nákladnější než proaktivní podpora od samého začátku.

Externí poradenství je užitečné zejména tehdy, když:

V rámci společnosti nejsou k dispozici dostatečné zkušenosti s implementacemi CPM
Software se zavádí poprvé a neexistují žádné dosavadní znalosti o této platformě
Je třeba zohlednit složité struktury koncernů s více společnostmi a měnami
Jak správně převést regulační požadavky, jako jsou IFRS nebo HGB, do logiky systému
Vnitřní tým je kvůli každodenním úkolům velmi vytížený

Zejména v případě Zavedení CCH Tagetik Jsou rozhodující certifikované odborné znalosti, protože platforma nabízí široké spektrum funkcí, které nelze plně využít bez hluboké znalosti technických a odborných možností. Informace o dostupných Poradenské služby v oblasti CPM pomáhají lépe odhadnout vlastní potřeby.

Co se stane, když uživatelé nejsou dostatečně proškoleni?

Nedostatečná školení uživatelů vedou k tomu, že technicky bezchybné řešení CPM není v každodenní praxi využíváno vůbec nebo je využíváno neefektivně. Zaměstnanci se pak uchylují ke starým řešením v Excelu, obcházejí systémové procesy nebo v důsledku nesprávného ovládání vytvářejí nekonzistentní data. To podkopává celý přínos implementace.

Školení jsou v projektech CPM často podceňována nebo z nákladových důvodů omezována na minimum. Přitom přijetí ze strany uživatelů je klíčovým faktorem úspěchu: Systém, kterému uživatelé nerozumí, nebude využíván, bez ohledu na to, jak výkonný je.

Mezi časté důsledky nedostatečného školení patří:

Chybné zadání dat, které s sebou přináší náročné opravy
Nízká důvěra odborných oddělení v výsledky systému
Vysoká náročnost podpory po spuštění (Go-live)
Návrat k manuálním procesům mimo systém

Účinné koncepce školení jdou nad rámec jednorázových tréninků. Školení specifická pro danou roli, koučink během zaváděcí fáze a nepřetržitá podpora po spuštění zajišťují, že uživatelé systém bezpečně ovládají a dokážou využít jeho plný potenciál.

Jak se od začátku vyhnout typickým chybám při zavádění CPM?

Typické chyby při Zavedení CPM softwaru lze se jim vyhnout pomocí strukturovaného, fázově založeného přístupu k implementaci. Ten začíná důkladnou analýzou potřeb, zahrnuje jasné plánování projektu s definovanými milníky a nekončí spuštěním (Go-live), nýbrž dlouhodobým rámcem podpory a optimalizace.

Nejdůležitější opatření k prevenci chyb v přehledu:

Dokumentovat požadavky: Vytvořit zadávací dokumentaci a specifikaci požadavků, včas zapojit odborné útvary a stanovit priority požadavků
Vyčistit kmenová data: Před začátkem projektu harmonizovat účty, hierarchie a struktury společností
Definovat strukturu projektu: Definovat jasné role, odpovědnosti a rozhodovací procesy
Zapojení externí expertízy: Zapojit certifikované poradce již v počáteční fázi koncepce a realizace
Plánování školení: Pevně integrovat tréninky specifické pro dané role a koučování do projektového plánu
Testování a ověřování: Naplánovat dostatek času na uživatelské akceptační testy, než systém přejde do ostrého provozu

Agilní projektové metody jako Scrum mohou pomoci validovat dílčí výsledky včas a provádět úpravy dříve, než se stanou nákladnými chybami. Klasické projektové řízení s jasně definovanými fázemi naproti tomu nabízí strukturu a jistotu plánování, zejména u komplexních projektů v rámci koncernu.

Jak Gramke Consulting zabraňuje typickým chybám při zavádění CPM

Gramke Consulting doprovází středně velké firmy a koncerny celým životním cyklem implementace CPM, od počáteční analýzy potřeb až po dlouhodobou podporu po spuštění do ostrého provozu. Jako certifikovaný partner CCH Tagetik propojuje společnost hluboké odborné znalosti v oblasti konsolidace, IFRS a controllingu s technickou implementační způsobilostí v SQL, RESTful API a cloudových integracích.

Strukturovaný 5fázový přístup společnosti Gramke Consulting cíleně řeší nejčastější zdroje chyb u projektů CPM:

Analýza potřeb: Systematická identifikace všech odborných a technických požadavků, včetně vypracování zadávací dokumentace a technických specifikací
Jízdní řád: Vývoj realistického plánu implementace s jasnými milníky a definovanými odpovědnostmi
Úprava: Individuální konfigurace softwaru pro specifické podnikové procesy, struktury koncernu a požadavky na reporting
Školení: Školení specifická pro danou roli a osobní koučink pro všechny skupiny uživatelů
Podpora Dlouhodobé partnerství s kontinuální optimalizací, a to i při měsíčních, čtvrtletních a ročních závěrkách

Referenční zákazníci jako Talanx AG dokazují, že tento přístup spolehlivě funguje i u komplexních, mezinárodních struktur koncernů. Kdo chce svůj projekt CPM od začátku postavit na stabilních základech, najde ve společnosti Gramke Consulting zkušeného partnera. Domluvte si termín konzultace ještě dnes a společně vyvinout správnou strategii pro zavedení vašeho systému CPM.