Welche internen Ressourcen braucht ein Unternehmen für den Tagetik-Betrieb nach Go-Live?

Für den dauerhaften Betrieb von CCH Tagetik nach dem Go-Live benötigt ein Unternehmen mindestens einen fachlich versierten Key User im Controlling sowie eine technische Ansprechperson für Systemadministration und Datenpflege. Je nach Unternehmensgröße und Komplexität der CPM-Plattform können das ein bis drei dedizierte Personen mit einem Zeitaufwand von wenigen Stunden pro Woche bis hin zu einer Teilzeitstelle sein. Die folgenden Abschnitte beleuchten, welche Aufgaben konkret anfallen, welche Rollen besetzt sein sollten und wie Unternehmen ihr internes Tagetik-Wissen langfristig sichern.

Welche Aufgaben fallen nach dem Go-Live dauerhaft an?

Nach dem Go-Live einer CCH Tagetik-Implementierung fallen regelmäßig operative, administrative und fachliche Aufgaben an, die kontinuierlich erledigt werden müssen. Dazu gehören Stammdatenpflege, Benutzer- und Rechteverwaltung, Abschlusssteuerung, Berichtspflege sowie die Weiterentwicklung von Planungsmodellen. Diese Aufgaben lassen sich grob in zwei Kategorien einteilen: laufender Betrieb und periodische Abschlussarbeiten.

Laufender Betrieb

Im Tagesgeschäft müssen Stammdaten wie Kontenrahmen, Kostenstellenstrukturen und Konsolidierungskreise aktuell gehalten werden. Neue Benutzer sind anzulegen, Berechtigungen zu pflegen und Datenschnittstellen zu überwachen. Auch kleinere Anpassungen an Berichten oder Workflows fallen regelmäßig an, sobald sich Geschäftsprozesse oder Berichtsanforderungen verändern.

Periodische Abschlussarbeiten

Zu Monats-, Quartals- und Jahresabschlüssen steigt der Aufwand deutlich. Abschlussworkflows müssen gestartet, Datenimporte geprüft und Validierungsfehler behoben werden. Intercompany-Abstimmungen, Eliminierungen und gesetzlich vorgeschriebene Berichte erfordern eine enge Begleitung durch erfahrene Anwender, die die Systemlogik von Tagetik kennen.

Welche Rollen werden für den Tagetik-Betrieb intern benötigt?

Für einen stabilen CCH Tagetik-Betrieb nach dem Go-Live sind mindestens zwei funktionale Rollen erforderlich: ein fachlicher Key User aus dem Controlling oder Rechnungswesen sowie ein technischer Administrator mit Systemzugang. In größeren Konzernstrukturen empfiehlt sich zusätzlich ein Applikationsverantwortlicher, der zwischen Fachbereich und IT vermittelt.

Tagetik Key User (Fachbereich): Verantwortlich für Stammdatenpflege, Abschlusssteuerung, Berichtsanpassungen und First-Level-Support für Endanwender. Diese Person kennt die fachlichen Anforderungen und kann einfache Konfigurationsänderungen eigenständig vornehmen.
Technischer Administrator (IT oder Power User): Zuständig für Benutzerverwaltung, Datenbankanbindungen, Schnittstellenüberwachung und systemseitige Updates. Tiefere Kenntnisse in SQL oder dem Tagetik-Datenmodell sind von Vorteil.
Applikationsverantwortlicher (optional, aber empfohlen): Koordiniert Weiterentwicklungen, priorisiert Änderungsanforderungen und steuert externe Dienstleister. Diese Rolle ist besonders in Unternehmen mit mehreren Tagetik-Modulen oder internationalen Gesellschaften sinnvoll.

Wichtig ist, dass diese Rollen nicht zwingend von verschiedenen Personen übernommen werden müssen. In mittelständischen Unternehmen übernimmt häufig ein erfahrener Controller mehrere dieser Funktionen, sofern er entsprechend geschult wurde.

Wie viel Zeit müssen interne Mitarbeiter für Tagetik einplanen?

Der Zeitaufwand für den internen Tagetik-Betrieb variiert stark je nach Systemkomplexität, Anzahl der Gesellschaften und Automatisierungsgrad. Als Orientierung gilt: Ein Key User in einem mittelgroßen Konzern plant realistisch zwischen fünf und fünfzehn Stunden pro Woche ein, mit deutlichen Spitzen zu Abschlusszeiten.

In ruhigeren Phasen beschränkt sich der Aufwand auf Stammdatenpflege, Benutzeranfragen und kleinere Berichtsanpassungen. Zu Quartals- und Jahresabschlüssen hingegen kann der Aufwand auf zwanzig Stunden pro Woche oder mehr ansteigen, wenn Konsolidierungsläufe überwacht, Fehler behoben und Berichte für das Management aufbereitet werden müssen.

Für die technische Administration gilt ein ähnliches Muster: Im Regelbetrieb reichen wenige Stunden pro Woche, bei System-Updates, Releasewechseln oder der Einbindung neuer Datenquellen steigt der Aufwand temporär an. Unternehmen, die diese Kapazitäten nicht intern bereitstellen können, greifen häufig auf externen Tagetik-Support und Betriebsbegleitung zurück.

Was passiert, wenn internes Know-how nach dem Go-Live fehlt?

Fehlt nach dem Go-Live ausreichendes internes Know-how für den Tagetik-Betrieb, entstehen typische Folgeprobleme: Stammdaten veralten, Berichte werden fehlerhaft, Abschlüsse verzögern sich und das Vertrauen in die CPM-Plattform sinkt. Im schlimmsten Fall wird Tagetik zum reinen Datensilo, während Entscheidungen wieder auf Basis von Excel-Exporten getroffen werden.

Konkret zeigen sich diese Lücken häufig in folgenden Situationen:

Neue Gesellschaften oder Konten können nicht eigenständig in die Systemstruktur integriert werden.
Fehler in Konsolidierungsläufen bleiben unentdeckt oder werden nicht korrekt behoben.
Anpassungen an Planungsmodellen oder Berichten müssen extern beauftragt werden, was Zeit und Budget kostet.
Wissen konzentriert sich auf einzelne Personen, deren Ausscheiden das System destabilisiert.

Die Konsequenz ist, dass der Return on Investment der Tagetik-Implementierung deutlich sinkt, weil das Potenzial der CPM-Plattform nicht ausgeschöpft wird. Prävention ist hier weit kostengünstiger als nachträgliche Stabilisierung.

Wann sollte externer Support den internen Betrieb ergänzen?

Externer Tagetik-Support ist dann sinnvoll, wenn interne Kapazitäten für komplexe Aufgaben nicht ausreichen, spezialisiertes Know-how fehlt oder strategische Weiterentwicklungen anstehen. Das ist kein Zeichen von Schwäche, sondern ein wirtschaftlich sinnvoller Ansatz, der interne Ressourcen schont.

Typische Situationen, in denen externer Support den internen Betrieb ergänzen sollte:

Releasewechsel und Updates: Neue Tagetik-Versionen bringen veränderte Funktionen und erfordern Tests sowie Anpassungen, die spezialisiertes Systemwissen voraussetzen.
Erweiterung des Funktionsumfangs: Wenn neue Module wie Tagetik Budgeting, Forecasting oder Disclosure Management eingeführt werden sollen, ist externe Projekterfahrung wertvoll.
Krisenintervention: Bei kritischen Fehlern in Abschlussläufen oder Datenproblemen, die intern nicht lösbar sind, muss schnell reagiert werden.
Kapazitätsengpässe zu Abschlusszeiten: Temporäre Unterstützung durch externe Spezialisten entlastet das interne Team in besonders arbeitsintensiven Phasen.

Ein gut strukturiertes Modell kombiniert interne Key User für den Regelbetrieb mit einem externen Partner für komplexe Weiterentwicklungen und Ausnahmesituationen. So bleibt die CPM-Plattform stabil und entwickelt sich kontinuierlich weiter.

Wie lässt sich internes Tagetik-Wissen langfristig sichern?

Internes Tagetik-Wissen lässt sich langfristig sichern, indem Unternehmen systematisch auf Dokumentation, Schulung und Wissensverteilung setzen. Die größte Gefahr ist die Konzentration von Know-how auf eine einzige Person, die das System bei ihrem Ausscheiden faktisch mit sich nimmt.

Bewährte Maßnahmen zur nachhaltigen Wissenssicherung sind:

Systemdokumentation: Alle Konfigurationen, Stammdatenlogiken, Workflows und Schnittstellen sollten schriftlich dokumentiert und regelmäßig aktualisiert werden.
Schulungen für mehrere Personen: Mindestens zwei Mitarbeiter sollten die Key-User-Rolle beherrschen, um gegenseitige Vertretung zu gewährleisten. Strukturierte Tagetik-Schulungen helfen dabei, Wissen gezielt aufzubauen.
Regelmäßige interne Wissenstransfers: Kurze interne Schulungsrunden nach Systemänderungen oder Releasewechseln halten das Team auf dem aktuellen Stand.
Nutzung offizieller Tagetik-Ressourcen: CCH Tagetik stellt Dokumentationen, Webinare und eine Nutzercommunity bereit, die kontinuierliches Lernen unterstützen.
Externe Begleitung bei Systemveränderungen: Wenn externe Spezialisten Anpassungen vornehmen, sollte immer ein interner Mitarbeiter aktiv eingebunden sein, um Wissen zu übernehmen.

Langfristige Wissenssicherung ist kein einmaliges Projekt, sondern ein kontinuierlicher Prozess. Unternehmen, die diesen Aspekt von Anfang an mitdenken, profitieren von einem stabilen, selbsttragenden Tagetik-Betrieb.

Wie Gramke Consulting den Tagetik-Betrieb nach dem Go-Live unterstützt

Gramke Consulting begleitet Unternehmen nicht nur durch die Implementierung von CCH Tagetik, sondern steht als langfristiger Partner auch im laufenden Betrieb zur Seite. Das Leistungsangebot für die Post-Go-Live-Phase umfasst konkret:

Key-User-Schulungen und Coaching: Gezielte Trainings für interne Mitarbeiter, damit diese Stammdatenpflege, Abschlusssteuerung und Berichtsanpassungen eigenständig beherrschen.
Laufender Tagetik-Support: Unterstützung bei Fehlerbehebung, Systemfragen und Abschlussbegleitung, flexibel nach Bedarf abrufbar.
Weiterentwicklung des Systems: Anpassung von Planungsmodellen, Berichten und Workflows, wenn sich Geschäftsanforderungen verändern.
Wissenstransfer und Dokumentation: Strukturierte Übergabe von Systemwissen an interne Teams, damit das Unternehmen zunehmend eigenständig agieren kann.

Als zertifizierter CCH Tagetik-Partner mit nachgewiesener Projekterfahrung in Industrie, Handel und Versicherungen versteht Gramke Consulting die fachlichen und technischen Anforderungen, die ein stabiler CPM-Plattform-Betrieb stellt. Wer sicherstellen möchte, dass Tagetik nach dem Go-Live sein volles Potenzial entfaltet, findet bei Gramke Consulting einen verlässlichen Partner. Book a consultation now und gemeinsam den nächsten Schritt planen.